Подготовка и этапы проведения конференций

Конференция – это собрание сотрудников компании, представителей государств или отдельных лиц. Такие совещания организовывают для обсуждения конкретных тем. Методика их провидения развивается с каждым годом. Теперь конференции проходят при поддержке новых технологий и инновационных решений.

Конференция разрешает участникам обсудить похожие темы с разных сторон. Эти мероприятия разделяют на несколько типов.

Виды конференций

• Научная конференция – это встреча научных деятелей для обсуждения конкретных тем. Является симбиозом семинара и конгресса.
• Веб-конференция. Организовывают с помощью глобальной сети Интернет. Они позволяют участникам в режиме онлайн просматривать документы, не отходя от рабочего места.
• Видеоконференция. На расстоянии обеспечивает двустороннюю обработку информации в режиме реального времени. Для этого используют аппаратно-программные средства вычислительной информации.
• Бизнес-конференция – мероприятие для представителей одного или нескольких предприятий. Такие встречи организовывают, чтобы обсудить темы связанные с работой компании.
• Пресс-конференция – это собрание представителей СМИ с отдельными лицами или представителями организаций.

Кроме основных видов конференций, на их определение влияет масштаб территории, которую они охватывают. Выбранная тема конференции определяет ее специализацию. На мероприятии узкого профиля обсуждаются темы, посвященные общественным наукам. В их число входят журналистика, экономика, история и так далее. Также обсуждаются технические и естественные науки.

Тема конференции широкого профиля предполагает обсуждение общенаучных вопросов. Они включают в себя рассмотрение современных проблем гуманитарных и естественных наук.

Планирование и реализация

Подготовка конференции включает в себя порядок действий для эффективности проведения мероприятия. Одно из важных условий – это грамотное распределение обязанностей. Эту функцию выполняет оргкомитет.

Пошаговая организация мероприятия

• Анализ рынка. Этот процесс позволяет определить тренды, перспективы и популярные темы.
• Разработка информации о мероприятии.
• Определение формата мероприятия и его названия.
• От масштаба события зависит длительность подготовки. После определения темы и целевой аудитории, этот процесс может занять от нескольких недель до одного года. Научные конференции требуют больше времени, так как докладчикам нужно изучить материал или провести исследование.
• Состав докладчиков определяется в соответствии с темой. Список приглашенных гостей согласовывается с оргкомитетом или ответственным лицом.
• Разработать расписание каждого периода мероприятия.
• Определить время доклада участников конференции.
• Подготовить программные брошюры для клиентов.
• Рассчитать оптимальное время для перерывов во время конференции.
• Разработку плана для продвижения события. Как правило, этим занимается маркетолог. Он должен описать способы коммуникации и показатели активности с каждым каналом.
• Составление финансового плана мероприятия. Финансовый расчет доходов и расходов предприятия.
• Составление программы конференции с объяснением, в каком порядке она будет проходить.
• Разработка оригинального стиля мероприятия. Выпуск фирменного логотипа, одежды.
• Разработка официального сайта. Так гости смогут оценить уровень мероприятия и совершить покупку.

Основная цель этого этапа это распространить информацию о проведении конференции.

Продвижение мероприятия

• Привлечь средства массовой информации. Так обеспечивается доверие и повышается узнаваемость.
• Пригласить информационных партнеров, чтобы улучшить контакт с целевой аудиторией мероприятия.
• Привлечь спонсоров для увеличения доходности конференции.
• Запустить Offline-рекламу. Выпустить брошюры, флаеры и т.д.
• Для интернет-рекламы использовать системы таргетинга.
• Пригласить гостей, используя клиентскую базу или холодные звонки.
• Отправить персональные приглашения на электронный адрес.

Конференция проводится для выполнения поставленных бизнес-задачи. Это требует от организаторов определенных решений.

Этапы проведения конференции

• Выбор площадки и ее декоративное оформление. Необходимо расставить пресс-воллы, стенды, цены.
• Обеспечение технического оснащения. Для этого проверяются микрофоны, подготавливают звук и свет.
• Подготовка раздаточных материалов для участников мероприятия (бирки, папки, диски, ручки и прочее).
• Регулировка вопросов организации незаметно от взглядов гостей мероприятия.
• Обеспечение быстрой регистрации участников конференции.
• Организация обеда или кофе-пауз.
• Предоставление фото и видеосъемки.
• Трансляция онлайн для гостей, которые не смогли посетить мероприятие.

Даже завершенная конференция требует четкого алгоритма действий от организаторов. Есть план для обеспечения средств массовой информации нужными данными.

Подведение итогов мероприятия

• Собираются отзывы клиентов и инвесторов.
• Отправляется информация пост-релиза представителям СМИ.
• Публикуется фото и видео отчет мероприятия.
• Участникам отправляются дополнительные материалы и сувениры.
• Выдаются акты выполненных работ.
• Подписываются командировочные приказы.
• Анализируется медийный эффект. Подсчитывается общее число публикаций и их охват.
• Составляется финансовый отчет. Проверяются количество выполненных финансовых обязательств.
• Создается отчет эффективности его проведения.

Конференция – это вклад в развитие деловой и научной жизни. Компания DreamTeam предоставляет возможность участникам и спонсорам таких мероприятий, показать свой потенциал. Опытные сотрудники оказывают полный спектр услуг для поэтапной подготовки к конференции. Прочные отношения с надежными партнерами помогут клиентам уровень расходов на деловые поездки и корпоративные мероприятия.

Обращаясь к профессионалам по проведению конференций, вы получаете четкую разработанную стратегию. Существуют своего рода «лайфхаки» для улучшения впечатления у гостей мероприятия. Необходимо умение вовлекать аудиторию в работу для повышения их интереса. А создание комфортной атмосферы позволяет слушателям быстрее идти на контакт.

Зная все эти приемы, мы поможем провести вашу конференцию на высшем уровне!