Как выбрать праздничное агентство

Бюджет праздника играет основную роль в организации мероприятия, но на услугах event-агентства не стоит экономить. Сотрудники, имеющие достаточный опыт в организации праздников, смогут сделать на ваши деньги достойные предложения. Главный признак хорошего профильного агентства – готовность эффективно работать с предложенным wish-листом в рамках бюджета. Работники специализированного праздничного агентства не будут навязывать очень дорогие услуги, а постараются выполнить все ваши требования, которые перечислены в wish-листе. Благодаря большому опыту работы, безупречному вкусу штатных сотрудников, экономный праздник будет выглядеть достойно, а все участники получат много позитивных эмоций и приятных впечатлений.

Рекомендуется провести мониторинг профильных компаний, предлагающих услуги в этой сфере. Кроме того, для определения лучшего праздничного агентства нужно:

1. Составить wish-лист с основным перечнем ваших принципиальных пожеланий на планируемое событие.
2. Собрать соответствующую информацию в интернете, пообщаться с менеджерами, посмотреть цены.
3. Сделать анализ рынка профильных услуг, выделить лидеров, основных претендентов.
4. Посмотреть какие услуги предлагает фирма, отзывы заказчиков о каждой компании.
5. Выбрать из составленного списка претендентов не более 5 фирм с лучшими предложениями.
6. Отправить запросы на проведение тендера в каждую компанию, которая соответствует предъявленным требованиям.

Большое значение имеет опыт работы праздничного агентства в этом сегменте услуг. Стоит уделить внимание тем компаниям, которые занимаются подготовкой, организацией и проведением праздников свыше 5 лет. В успешных event-агентствах хранятся подборки фото и видео материалов о проведённых мероприятиях. На сайте профильных компаний, которые уже давно в этом бизнесе, должно быть много хороших или негативных отзывов. Залогом быстрого выполнения проекта является непосредственная короткая связь заказчика и исполнителя. Приоритет нужно отдавать компаниям, которые находятся в зоне досягаемости, чтобы при необходимости event-менеджер мог быстро прибыть на место проведения праздничного мероприятия.

Прежде чем заключить договор с компанией, одержавшей победу в тендере, предложите им провести открытую презентацию. Там вы получите достаточно ясное представление о творческих способностях работников компании, определите необходимость проведения дальнейших переговоров. Проводить презентацию желательно не на территории вашей фирмы, а в офисе праздничного агентства. Во время презентации вы определите сильные и слабые стороны компании-претендента, преподношение и качество презентационных материалов. Посмотрите названия кейтеринговых фирм, поставщиков осветительного, музыкального и другого оборудования, которых event-агентство привлекает в качестве субподрядных организаций. Можно выяснить основные места проведения праздничных мероприятий, просмотреть список медийных ведущих, артистов, музыкантов, которых предлагают менеджеры. Увидев результаты законченных проектов, взаимоотношения сотрудников, рабочую атмосферу в офисе профильного агентства, получив много другой интересной информации, вы сможете принять окончательное решение о дальнейшем сотрудничестве с этой компанией!