5 основных этапов event-организации

Для подготовки многочисленных коллективных мероприятий, где одновременно собрались в одном месте много людей, необходимо планомерное управление такими большими проектами (event management). Оперативный план подготовки к проведению массового собрания состоит из перечня главных этапов, выполнения определённых действий, которые нужны для получения положительного эффекта от проведения значимого события в конкретные сроки. При составлении оперативного плана подготовки по организации мероприятия нужно достаточно чётко представлять себе главную задачу, основные цели. Подготовка и планирование организации ивента – это проект заранее подготовленной программы, определяющей окончательный итог проведения массового мероприятия. Основной базой этого проекта служит бриф на разработку концепции, а также главная стратегическая линия.

Классический план подготовки коллективного массового мероприятия содержит несколько важных этапов event-организации:

1. Предварительная выработка концепции, составление общего списка участников, приглашённых гостей, выбор тематики, разработка индивидуального креативного сценария, содержащего конкретные действия, сроки их исполнения, ответственных за выполнение плана проведения коллективного мероприятия;
2. Составление бюджета, в котором предусмотрены расходы на организационные вопросы, фуршет, пресс-конференцию (при необходимости);
3. Выбор места, подходящего для организации массового мероприятия, а также художественное оформление, техническое оснащение помещения (установка осветительных приборов, коммуникационной, звуковой аппаратуры);
4. Оборудованная фотозона для профессиональных фото или видео съёмок;
5. Привлечь внимание средств массовой информации (СМИ), общественности.

Профессионально разработанный творческий сценарий (регламент, программа) event-мероприятия предусматривает точную реализацию программы, отражение структуры содержательной части, чёткое соблюдение регламента. В такой программе всё просчитано до мелочей: оформление презентаций, фотозоны, соответствие музыкального репертуара, анимация гостей (посещение короткого мастер-класса, просмотр информативного видео). Большое удивление вызывает заранее подготовленный креативный wow-эффект, превышающий ожидания участников в обычных вещах. При выборе информационных партнёров не стоит увлекаться количеством, лучше сосредотачиваться на тех, кто находится в постоянном целевом общении с этой аудиторией. Для создания ключевого сообщения, которое будет точно и лаконично демонстрировать аудитории основную идею проводимого мероприятия, нужно чётко и коротко сформулировать главную мысль.

На подготовительном этапе, а также при проведении мероприятия, нужно распределить задачи и зоны ответственности (анимация, регистрация, встреча спикеров, кейтеринг, охрана, техническое обслуживание). Обозначение дедлайна выполнения конкретных заданий отражается в составленном timeline, который представляет собой графическое описание всех необходимых действий для удобного ведения проекта. Такой график является очень хорошим форматом для подготовки и выполнения конкретных действий при ивент-организации, обеспечивает контроль соблюдения сроков исполнения, дистанционное управление ходом подготовки руководителем проекта!